☞ Войти в систему дистанционного обучения ☜

Уважаемые слушатели!

Мы снизили цены на программы, особенно востребованные сейчас. Повышайте качество жизни и улучшайте уровень профессиональной квалификации в любой ситуации.
Подробнее

Скрыть
8 800 600 69 16
8(499)490-06-81
c 8.00 до 21.00 (мск), без выходных

Записаться на обучение
Кадровое делопроизводство – функции и виды

Кадровое делопроизводство – функции и виды

Кадровое делопроизводство – функции и виды


Любая организация, которая использует труд наемных работников, должна документально оформить с ними трудовые отношения. Это позволяет зафиксировать права и обязанности обеих сторон, определить степень ответственности, продолжительность сотрудничества, размер вознаграждения и возможные штрафные санкции, обозначить прочие условия взаимодействия. Документирование трудовых отношений – это не просто формальность, а возможность защитить интересы и работодателя, и работника, получить определенные гарантии в случае разногласий, регламентировать деятельность компании. Все эти и многие другие вопросы находятся в ведении специалистов по кадрам и составляют основу кадрового делопроизводства. Разберемся, что это такое и какие задачи позволяет решить.


Кадровое делопроизводство: что это и его особенности

Кадровое делопроизводство – функции и виды


Главный ресурс любой компании – это ее персонал, люди, которые создают продукты, оказывают услуги, обеспечивают эффективную работу всей организации, ее конкурентоспособность, устойчивость и как итог – финансовый результат. Отношения предприятия и его работников регулируются трудовым законодательством и должны быть задокументированы в строгом соответствии с действующими правилами и нормативами. Это упорядочивает и систематизирует трудовые отношения, дает определенные гарантии как предприятию, так и его служащим: компания стабильно работает и получает прибыль, люди выполняют свои обязанности и регулярно получают зарплату, а в будущем могут рассчитывать на пенсию, определенные льготы, пособия и прочие выплаты. Организация и документальное сопровождение взаимодействия предприятия и его персонала – это основные составляющие кадрового делопроизводства. Кадровая документация отражает все передвижения сотрудников внутри компании, прием новых и увольнение действующих работников, график отпусков и рабочего времени, зафиксированы все права и обязанности как персонала, так и работодателя. 

При возникновении спорных моментов и в случае обращения в судебные инстанции от того, насколько правильно оформлена кадровая документация, будет зависеть очень многое. Поэтому грамотная организация кадрового делопроизводства имеет принципиальное значение, независимо от того, сколько человек трудится в компании.


Главная цель кадрового делопроизводства и его задачи

Кадровое делопроизводство – функции и виды


Выстроить стабильно функционирующую систему работы с кадровой документацией – вот основная цель организации и ведения кадрового делопроизводства. Его ключевая задача – обеспечить правильное оформление всех этапов взаимодействия, всех нюансов трудовых отношений между сотрудником и работодателем. Для этого необходимо решить ряд подзадач:

  • обеспечить документальное сопровождение трудовых отношений в строгом соответствии с требованиями действующего законодательства;

  • создать организационно-правовую базу для трудовых отношений компании-работодателя и персонала (например, в виде правильно оформленной документации: корректно составленный трудовой договор с четкими формулировками, не допускающими разночтений, в равной степени выгодны как руководителю компании, так и его сотрудникам); 

  • выстроить систему управления персоналом, которая будет максимально соответствовать стратегическим целям руководителя;

  • упорядочить взаимоотношения работодателя и его сотрудников посредством документального закрепления их прав и обязанностей;

  • участвовать в разрешении трудовых споров (кадровые документы могут стать одним из важных доказательств в случае разбирательств в суде).

Кадровая документация делает трудовые отношения более прозрачными, устанавливает правила игры для всех участников этих отношений и помогает избежать путаницы и недопонимания. Соблюдение этих правил делает взаимодействие работодателя и персонала комфортным: одна сторона получает чувство стабильности и защищенности, вторая – инструмент для эффективного управления процессами.


Ключевые функции кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство – функции и виды


Итак, кадровое делопроизводство позволяет упорядочить трудовые отношения, обозначить права и обязанности и разграничить зоны ответственности все сторон этих отношений. Рассмотрим его основные функции:

  1. документальная фиксация любых изменений и передвижений в кадровом составе: прием новых сотрудников, повышение или перевод в другой отдел, на другую должность (в горизонтальной плоскости), обучение персонала, командировки, больничные, очередной отпуск или отпуск без сохранения содержания, дисциплинарные взыскания или премии, увольнение или сокращение;

  2. четкое регламентирование трудовых отношений;

  3. разработка внутренних организационных документов (например, графика отпусков, штатного расписания), проектов и форм документов, их согласование с руководством, актуализация;

  4. обеспечение максимальной прозрачности во взаимоотношениях работодателя и его наемных сотрудников;

  5. обеспечение сохранности кадровых документов и ведения архива;

  6. предоставление отчетов о сотрудниках компании в государственные фонды, надзорные органы;

  7. учет рабочего времени сотрудников и предоставление в бухгалтерию сведений, необходимых для расчета отпускных или компенсаций за неиспользованный отпуск;

  8. ведение кадрового учета и предоставление руководителю актуальной информации о персонале, которая необходима для выявления проблемных мест, оптимального использования имеющихся ресурсов, принятия важных управленческих решений и т. д. 

Порядок ведения всего документооборота, связанного с персоналом, и полный перечень функций, которые ему отводятся, закреплены в инструкции по кадровому делопроизводству и зависят от конкретной организации.


Виды документов и основные направления кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство – функции и виды


Все этапы взаимодействия работодателя и его сотрудников, все кадровые процедуры требуют документального сопровождения. Поэтому кадровое делопроизводство ведется в нескольких направлениях:

  • подготовка пакета документов для трудоустройства новых работников (для этого разрабатывается трудовой договор, прописываются должностные инструкции, оформляются кадровые приказы, ведутся личные дела и трудовые книжки, заполняются личные карточки сотрудников);

  • увольнение работников с соблюдением ТК РФ;

  • разработка локальных нормативных документов, регламентов взаимодействия, положений, приказов, инструкций (это могут быть, например, положение о премировании сотрудников, о защите персональных данных, о командировках и отпусках, о материальной ответственности, соглашение о конфиденциальности или правила внутреннего трудового распорядка);

  • разработка правил и инструкций по охране труда;

  • консультирование персонала по вопросам, связанным с трудоустройством (например, в случае реорганизации предприятия или его ликвидации);

  • подготовка отчетов для пенсионного фонда, военкомата, центров занятости и т. д. 

Таким образом, в ведении специалиста по кадровому делопроизводству находятся:

  • персональные документы (личная карточка сотрудника, его личное дело и трудовая книжка);

  • документы организационно-правового характера (правила внутреннего распорядка, штатное расписание и должностные инструкции);

  • договорная документация (индивидуальные трудовые договоры или коллективное соглашение (договор));

  • информационно-справочная документация (входящая/исходящая и внутренняя корреспонденция);

  • учетная кадровая документация (например, книги и журналы учета);

  • распорядительная документация (приказы, касающиеся личного состава). 

Стоит отметить, что документы могут быть обязательными для всех компаний (независимо от численности персонала, масштабов и форм организации предприятия), рекомендованными (решение об оформлении таких документов принимает работодатель) и обязательными для определенного вида работ (узкоспециализированными).


Кто должен вести кадровое делопроизводство в компании?

Кадровое делопроизводство – функции и виды


Документально оформлять все кадровые процедуры, вести кадровый учет обязаны все работодатели – и юридические лица, и индивидуальные предприниматели. Как организовать кадровое делопроизводство и кому поручить его ведение – решает работодатель. Как правило, это зависит от численности штата и финансовых возможностей предприятия. Рассмотрим основные варианты:

  1. Отдел кадров (или кадровая служба). Потребность в таком спецподразделении появляется у крупной компании с большим штатом сотрудников. В соответствии с рекомендациями на одного кадровика должно приходиться не более 200-250 человек. Зона ответственности отдела кадров – только кадровое делопроизводство и все, что с ним связано. 

  2. Инспектор по кадрам (или менеджер по персоналу). Штатная единица специалиста по кадровому делопроизводству вводится на небольших предприятиях. Функции кадровика может выполнять и внешний специалист – по договору аутсорсинга. 

  3. Внутренний совместитель. Если численность штата недостаточно велика или бюджет компании не позволяет содержать отдельного специалиста по кадрам, его функциональные обязанности может выполнять на условиях совмещения секретарь, офис-менеджер или бухгалтер. Согласно требованиям трудового законодательства, дополнительная нагрузка возможна только с согласия работника и за дополнительную плату. Причем совмещение должностей не должно сопровождаться увеличением продолжительности рабочего дня. 

  4. Руководитель. Такое возможно, если компания создана недавно, а численность персонала не превышает 20 человек. 

В любом случае специалист, которому предстоит вести кадровое делопроизводство, должен хорошо разбираться в трудовом законодательстве, владеть основами бухучета, ведения отчетности, уметь работать в специализированных программах и справочных системах, обеспечивающих правовую поддержку. За отсутствие кадрового учета и кадрового делопроизводства предусмотрены штрафные санкции. 

Разобраться в тонкостях документационного обеспечения управления предприятием поможет один из курсов в нашей Академии.



Все статьи

Читайте также


Преподаватели

 – Помогают разобраться с заданиями

 – Ответят на вопросы


Электронная библиотека

 – Более 10 000 книг

 – Более 3000 видеолекций (вебинаров)

 – Библиотека постоянно пополняется

 – Все можно скачать и распечатать

 

Московский диплом

Диплом о профессиональной переподготовке или удостоверение о повышении квалификации

100% онлайн обучение

Полностью дистанционное повышение квалификации и переподготовка

Скидки и льготы

Для пенсионеров – 10%

Льготным категориям – дополнительные скидки


Рассрочка оплаты

Индивидуальный график платежей согласуйте с менеджером приемной комиссии

Отзывы о НАДПО




Аудиоотзывы наших слушателей

Обратную связь выпускников можно послушать в реальном времени
Заявка на обучение или консультацию:

Ваша заявка принята, мы свяжемся с Вами в ближайшее время!

Оставьте номер телефона и мы с удовольствием расскажем вам о нашей академии:
Ваша заявка принята
НАВЕРХ