Жизнь компании любого уровня и масштаба – будь то крупная корпорация или индивидуальный предприниматель – невозможна без документов. Регистрация предприятия, договоры, заявления, контракты, письма с предложениями от партнеров или уведомления от налоговой – все это должно быть в полном порядке. Только в этом случае можно рассчитывать на стабильность в работе, пунктуальность в исполнении обязательств, четкое соблюдение федеральных законов и локальных нормативов и в итоге – на эффективность бизнес-процессов. Все это обеспечивает правильно выстроенное делопроизводство.
Что это такое и почему от него так много зависит? Давайте разбираться.
Что такое делопроизводство?
Делопроизводство – это деятельность, которая обеспечивает обмен информацией – как внутри одной организации, так и между разными участниками коммуникаций. Это многоэтапный процесс, который включает создание, ведение, использование, контроль, своевременное обновление и хранение документации. От одного неправильно оформленного документа может зависеть судьба человека, будущее компании, успешность проекта. Поэтому вопросы документационного обеспечения управления (ДОУ) заслуживают пристального внимания.
Базовыми принципами и правилами ведения делопроизводства стоит владеть
-
собственнику или руководителю компании, например, для того чтобы оптимизировать процессы согласования, подписания и ускорить получение результата;
-
секретарю или офис-менеджеру, чтобы знать, как правильно оформлять, регистрировать и хранить важные бумаги, чтобы сократить время на поиск нужного документа и сделать свою работу более эффективной.
В разных компаниях служба, занимающаяся делопроизводством, может называться по-разному, например, управление делами, секретариат или канцелярия. В любом случае весь процесс будет включать три этапа:
-
документирование (запись, фиксация информации на бумажном или электронном носителе в соответствии с принятыми нормативами, стандартами);
-
документооборот (или организация учета, движения, использования документации);
-
архивное дело (учет и хранение документации).
Нормативная база
Ежедневно производится огромное количество документов самого разного назначения. Чтобы избежать путаницы, недопонимания, конфликтов, вся документация соответствует определенным стандартам, а само делопроизводство строго регламентировано. Нормативно-правовую базу, которая упорядочивает производство, обработку, учет и хранение управленческой документации, определяет цели и задачи и регулирует работу соответствующих отделов самого разного уровня, образуют:
-
Конституция РФ, законодательные и правовые акты;
-
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);
-
ГОСТы и нормативные акты;
-
классификаторы;
-
унифицированные системы документации;
-
локальные инструкции.
В каждой компании разрабатывается собственное положение о делопроизводстве, закрепляющее цели и задачи, функционал делопроизводителей.
На каких принципах строится делопроизводство?
Чтобы руководитель мог принимать взвешенные, правильные решения и оперативно сообщать о них исполнителям, он должен владеть своевременной, полной, достоверной информацией. Следовательно, главной целью делопроизводства компании можно считать обеспечение эффективного управления. Для успешного достижения цели необходимо соблюдение таких принципов, как:
-
унификация (все процессы, операции должны подчиняться единым правилам);
-
стандартизация (строгое соответствие госстандартам);
-
системность нормативно-методического регулирования (документооборот выстраивается по единым требованиям);
-
централизация (методическое обеспечение и контроль за документооборотом осуществляется централизованно – Росархивом и Госстандартом);
-
децентрализация (каждая компания самостоятельно определяет цели и устанавливает локальные требования исходя из собственных первоочередных задач);
-
комплексность (задачи должны выполняться согласованно, целенаправленно);
-
гибкость (система должна развиваться и соответствовать меняющимся условиям);
-
надежность (организация должна гарантированно получать полную информацию, которая ей нужна);
-
оперативность (информация должна поступать своевременно, быть актуальной);
-
целесообразность (объективная необходимость тех или иных процессов);
-
следование законодательству, нормативным актам;
-
современная техническая реализация;
-
упорядоченность (документооборот в каждой компании строится по строго определенной схеме);
-
эффективность (делопроизводство обеспечивает продуктивность компании).
Цели и задачи делопроизводства, его основные функции
Итак, главная цель делопроизводства – обеспечить компанию всеми необходимыми документами. Ее можно разбить на две подцели:
-
фиксирование информации посредством изготовления управленческих документов;
-
выстраивание полного цикла работы с документацией.
Исходя из целей делопроизводства, его ключевые задачи можно сформулировать следующим образом:
-
создание документов, то есть фиксация информации на бумажном или электронном носителе с соблюдением действующих норм и правил;
-
регистрация документов для последующего контроля их передвижения в компании и за ее пределами или исполнения;
-
передача документации для их использования по назначению – принятия решений, исполнения распоряжений и т. д.;
-
систематизация управленческой документации, которая обеспечивает быстрый поиск конкретной информации в случае необходимости, уничтожение или архивация и хранение.
Каковы же функции делопроизводства в компании:
-
документальное сопровождение всех процессов (административных, управленческих и т. д.): создание унифицированных бланков, изготовление документов, их копирование и тиражирование в необходимых объемах, контроль оформления документации на соответствие существующим стандартам, соблюдение процедур согласования;
-
организация документооборота: обработка, регистрация, учет входящих и исходящих потоков документов, контроль их исполнения, систематизация, использование и хранение или уничтожение;
-
совершенствование и оптимизация существующих форм и методов работы с документами: мониторинг действующей в компании системы документооборота с целью выявления и устранения недочетов, обновление нормативно-методической документации, консультирование сотрудников и своевременное повышение их квалификации, оптимизация информационных систем, баз данных и т. д.
Виды документов в делопроизводстве
Ежедневно делопроизводители создают множество самых разных документов – официальных писем, отчетов, докладных и служебных записок, актов и справок, аналитических материалов и прогнозов. Все эти документы можно классифицировать:
-
в зависимости от времени создания документы бывают первичные и вторичные;
-
по характеру документов различают кадровый, финансовый или бухгалтерский, управленческий, технический, производственный, административно-хозяйственный или архивный документооборот;
-
по месту издания различают внешние и внутренние документы;
-
по назначению могут быть информационно-справочные, нормативные, учетно-расчетные, распорядительные, организационные и другие виды документов;
-
по направлению документы бывают исходящие и входящие;
-
по уровню секретности есть общедоступные и конфиденциальные документы;
-
по способу изготовления различают электронный, машинописный или рукописный документ, его черновой или беловой вариант;
-
по типу содержания документы могут быть текстовыми, аудиовизуальными или мультимедийными и т. д.
Вся документация организации образует три вида документопотока:
-
внутренний – это все, что создается и используется внутри компании, обеспечивает внутренние коммуникации между сотрудниками (к примеру, приказ о премировании или переводе на другую должность);
-
исходящий – документация, которая направляется из организации (в другие учреждения, партнерам и т. д.);
-
входящий – вся корреспонденция, все документы, которые поступают в компанию извне.
В зависимости от того, к какому потоку (или контуру) относится тот или иной документ, работа с ним подразумевает разное количество этапов – от создания или приема и первичной обработки до контроля исполнения и передачу на хранение в архив.
Документооборот в компании может быть организован тремя способами:
-
бумажный – когда компания пользуется только бумажным вариантом документов, что сегодня уже является большой редкостью;
-
электронный – документы издаются, согласовываются, передаются и хранятся в электронном виде, а для визирования используется электронная цифровая подпись (ЭЦП);
-
смешанный – наиболее распространенный способ, когда в компании используются и электронные документы, и бумажные.
Если система делопроизводства выстроена грамотно, время, которое требуется на перемещение документов и вынужденные «остановки в пути» на рассмотрение, согласование, подписание, сводится к минимуму.
Для стабильной работы системы важно, чтобы документооборот в компании строился на следующих принципах:
-
четкая маршрутизация (схемы движения, установленные для документов разного вида);
-
непрерывность (на работу с каждым документов выделяется строго ограниченное время, обязанности делопроизводителей четко распределены);
-
регламентация (все этапы работы с документами выстроены в строгом соответствии с правилами);
-
исключение дублирования операций при работе с документацией.
Формы организации делопроизводства
Делопроизводство в компании может быть организовано по одной из трех форм:
Централизованная. В компании есть единый центр обработки документации – например, канцелярия, служба делопроизводства или секретариат. Преимущество такой формы в том, что все документы, поступающие в организацию или создающиеся внутри нее, можно внести в единую базу, а значит, будет значительно проще найти необходимый приказ, договор, распоряжение и т. д.
Децентрализованная. В каждом структурном подразделении организации есть своя служба, занимающаяся обработкой документации. Такая форма может быть актуальна, если компания представляет собой сеть филиалов, которые удалены друг от друга территориально.
Смешанная. Представляет собой комбинацию централизованной и децентрализованной форм и предполагает распределение обязанностей между центральной службой ДОУ и отделами в структурных подразделениях.
Выбор формы организации делопроизводства зависит от объема документооборота и организационной структуры предприятия.
Более детально познакомиться с особенностями современного делопроизводства, разобраться в том, как эффективно использовать электронный документооборот (ЭДО) и возможности облачных сервисов, как защитить информацию, можно на курсе «Современное делопроизводство и электронный документооборот на предприятии», в Национальной академии дополнительного профессионального образования.
