Проектирование – одно из современных и интересных направлений в любом виде бизнеса. Итак, перед вами ставят рабочую задачу с определенной (или не очень) целью. Прежде чем взяться за решение этой задачи, вам нужно будет спланировать несколько процессов – с кем вы будете решать эту задачу, каким образом, в какой бюджет будете укладываться и т. д.
Вот так выглядит, на первый взгляд, управление проектами или project-менеджмент. А вы (тот, кто составляет этот проект и приводит весь процесс к победному завершению) будете менеджером по проектам или project-менеджером. Своеобразный дирижер, который управляет не оркестром, но целой рабочей командой. Что же кроется за управлением проектами, из чего состоит этот процесс и как все происходит – разберем подробнее в статье.
Зачем вообще нужны проекты?
А зачем вообще нужны проекты? Разве это не лишние сложности? Не проще ли будет обойтись вообще без проектов? Нет, не проще.
Без предварительного обсуждения, четкого планирования, распределения рабочих задач и т. п., неизбежно возникнет путаница. Где четкие сроки, какова цель – лишние вопросы будут тормозить рабочий процесс. Что происходит, когда запускается проектная деятельность? Все твердо знают, что им делать, информация доходит до всех членов команды, используются отлаженные системы работы. И одно из самых главных – вы сможете уложиться в бюджет. Знаете, сколько можете потратить и на что именно.
Что входит в проектную деятельность:
-
определяются требования к проекту, его цель;
-
устанавливается коммуникация между участниками проекта (рабочей командой), распределяются обязанности, обсуждаются рабочие задачи и т. д.;
-
формируется бюджет, рассчитываются ресурсы, сроки, риски;
-
вся информация обсуждается с командой, план корректируется с учетом замечаний коллег.
На первый взгляд, ничего сложного. Собрались, обсудили, побежали выполнять. А если копнуть глубже? Давайте заглянем за «кулисы» происходящего.
Предварительное планирование проекта
Что входит в само понятие планирования? Это постановка цели (целей), определение способов их достижения, разработка комплекса действий и мероприятий, расчет необходимых ресурсов и бюджета, согласование функций между участниками команды.
В работе проект-менеджера планирование не претерпевает существенных изменений, по сравнению с другими сферами деятельности. Проект начинается с того, что менеджер разрабатывает концепцию. Есть концепция, есть точка отсчета. После вырабатываются стратегические решения, заключаются необходимые договора или контракты, работа выполняется, проект завершен.
На этом маршруте от точки «К» – концепция, до точки «З» – завершение, менеджеру предстоит выполнить ряд важных задач:
-
определить продолжительность каждого этапа выполнения проекта;
-
определить необходимое количество ресурсов (финансовых, материально-технических и т. д.);
-
определить сроки поставки необходимого сырья, оборудования, комплектующих;
-
определить сроки привлечения и количество привлекаемых организаций.
Планирование должно давать гарантию того, что проект будет осуществлен в установленные сроки, с соблюдением необходимого уровня качества и нормативов. Цель планирования проекта – составить порядок действий для того, чтобы координировать работу причастных лиц.
Планирование может меняться под воздействием случайных или переменных факторов. Полностью автоматизировать его, к сожалению, нельзя.
Командная работа над проектом
Итак, планирование позади, пришло время набрать команду соратников, которые будут работать сплоченно и эффективно. Команды можно условно разделить на две группы:
-
основная группа – те, кто напрямую задействован в реализации проекта;
-
расширенная группа – те, кто, так или иначе, содействует основной группе.
Чем руководствуется менеджер, когда начинает формировать команду? Он должен проследить, чтобы состав команды соответствовал требованиям проекта (качество выполняемой работы, квалификация участников, их умения, навыки и прочее). Для того чтобы работа группы была наиболее эффективна, важна психологическая совместимость участников, их взаимодействие должно быть направлено на поиск решений рабочих задач.
Занимаясь организацией командной работы, менеджер распределяет роли и обязанности каждого участника, добивается четкого понимания от каждого поставленных целей и задач, учитывает профессиональные и личностные качества участников, старается создать позитивную атмосферу в работе.
Учет рисков в работе проект-менеджера
Риски – это вероятные события, которые могут помешать достичь целей проекта, негативно влияют на результат работы команды. Но риски всегда имеют конкретные причины, их можно прогнозировать и управлять ими. При грамотной работе менеджер всегда может свести риски к минимуму. Главное, правильно это делать.
Управление рисками состоит из следующих этапов:
-
идентификация;
-
анализ;
-
планирование решений;
-
контроль.
Идентификация рисков позволяет составить их перечень, рассортировать по степени опасности. Анализ дает возможность оценить все негативные последствия, планирование необходимо, чтобы разработать меры реагирования. Контроль же необходим, потому что новые риски могут возникать в процессе работы над проектом.
Методы управления проектами
Всего в методологии управления проектами выделяют несколько подходов. Выбор метода управления зависит от цели и типа проекта.
APF – адаптивные рамки проекта
С помощью этого метода можно улучшать проект на каждом этапе, используя опыт от пройденных этапов. Определяя цели проекта, постоянно контролируя рабочий процесс, менеджер способен обеспечить успех максимально возможной стоимости бизнеса.
BF (Benefit Realization) – выгода от реализации
В этой модели управления успех определяется достижением желаемой выгоды. То есть, если рабочий процесс отлажен, все работает, как надо, проект не будет считаться выполненным, если, например, объем продаж не вырастает на энное количество процентов.
Agile
В процессе работы над проектом важно умение быстро адаптироваться к изменениям, создавать команду на основе гибкости и динамичности. Менеджер контролирует и проверяет проект на каждой стадии, команда своевременно корректирует свою работу, в соответствии с замечаниями.
Critical Chain Project Management – метод критической цепи
Метод позволяет избежать отставаний в проекте, определяет критическую цепь работ и необходимые для выполнения резервы ресурсов. В основе этого метода формирование рабочих процессов, критически важных для проекта. Сроки выполнения работ могут быть увеличены, если используется этот метод, но зато риск срыва процесса сводится к минимуму.
Critical Path Method – метод критического пути
Этот метод часто используется в строительной сфере. У проекта есть четко выраженный путь работ, формируемый самыми длительными процессами. Этот критический путь определяет длительность выполнения проекта. Определяя наиболее важные задачи, менеджер может оценить сроки завершения, ключевые моменты и результат. Сравнивая плановые и фактические показатели, можно видеть, как развивается ситуация.
Event Chain Methodology – моделирование событий
Метод моделирования событий помогает выявить и спрогнозировать существующие риски. Анализируя их, можно определить вероятность рисков и их влияние на выполнение рабочих задач. Моделируя возможное развитие событий, сопоставляя это представление с работами проекта, можно создать план, максимально приближенный к реальности.
Extreme Programming – экстремальное программирование
Особенностью этого метода является использование коротких рабочих циклов, сосредоточение на сотрудничестве и эффективности, использование наиболее простых рабочих программ, без ущерба для качества конечного результата.
Канбан
Цель этого метода – непрерывный поток результатов через протяженный рабочий процесс, для того чтобы лучше видеть результаты работы, ошибки или проблемы в процессе производства. Простои в таком виде всегда лучше видны, что позволяет легко их устранить и повысить эффективность работы.
LEAN – бережливое производство
Цель этого метода – создать ценности высокого уровня, обеспечить высокое качество работы с меньшими затратами ресурсов, средств и времени. Можно сократить потери, расходы, оперативно выполнять работу минимальным составом участников.
PRINCE – проекты в контролируемой среде
Этот метод дает гарантию, что каждый проект имеет основание, способствуя созданию ценности для потребителя. Используя этот метод, планирование четко определяет потребности, реальную выгоду, оценку затрат.
PRISM – устойчивые методы
Это очень экологичный метод. Сокращается расходование энергии, воздействие на окружающую среду, снижается количество затрат на конечную цель проекта.
PBPM – процессно-ориентированный проектный метод
Каждый проект должен следовать основной миссии компании. План проекта перед началом работ анализируется на соответствие основной миссии. Если результат анализа отрицателен, цели и стратегии корректируются.
SCRUM
Высокое значение в этом методе придается продуктивности и взаимодействию команды. Участники могут выполнять задачи эффективно, в короткие сроки, легко адаптируясь к изменениям. Ошибки при этом легко фиксируются и быстро устраняются.
Водопад
Проект разбивается на ряд последовательных задач. Четкое определение целей и ограничения по времени позволяют команде выполнять рабочие задачи в установленном порядке.
У каждого из этих методов есть свои плюсы и минусы, особенности использования. Выбор же метода зависит от каждого проекта в отдельности.
Системы управления проектами
В проектной деятельности нельзя обойтись и без систем управления. Системы управления – это комплекс методов и инструментов (технологических, организационных), которые помогают повышать эффективность реализации проектной деятельности. Возможно, вы уже знакомы с какой-либо системой управления по роду своей профессиональной деятельности. К системам управления относятся – Кларис, ПланФикс, Битрикс, ЛидерТаск, Планиро и многие другие.
Системы управления помогают менеджеру повысить эффективность работы и управления, качество выполнения рабочих задач. Обеспечивают необходимым и удобным инструментарием для постановки рабочих задач, контролем над их выполнением, планированием, мониторингом выполнения работы, автоматизации рабочих процессов и многое другое. Используя системы управления, можно упростить рабочий процесс и повысить вероятность успеха проекта.
После того, как проект завершен, обязательно проводится оценка работы. Достигнута ли цель проекта, каким способом, какие уроки можно было вынести из рабочего процесса, какие слабые и сильные стороны команды проявились в работе и т. д. Кстати, проект – менеджер сейчас становится все более востребованной профессией. Люди, которые могут грамотно и эффективно управлять командой, четко ставить цели, добиваться эффективного результата – всегда будут нужными специалистами.
Заключение
Надеемся, что наша статья была вам полезна, и вы стали лучше понимать, что такое проектная деятельность. Если вас интересует профессия проект-менеджера, есть желание повысить свою квалификацию или получить востребованную профессию, можем рекомендовать наш курс по организации и управлению жизненным циклом проектов.
Там есть все необходимые знания для успешного старта в новой профессии. Вы изучите менеджмент, бизнес-планирование, узнаете, какие типы проектов существуют, освоите планирование, контроль, аудит проектов и многое другое.
Дистанционный формат обучения удобен для большинства студентов. Не нужно никуда ездить, можно заниматься в удобное для себя время, без отрыва от места работы или другого места учебы. На наших курсах лучшее соотношение цены и качества!
