Задачи и обязанности администратора салона красоты

Визит в салон красоты мы все воспринимаем по-разному. Для кого-то – это одна из регулярных заметок в ежедневнике, полезная привычка, которая помогает всегда выглядеть безупречно и чувствовать себя уверенно. Другие же бывают там не так часто, поэтому каждый раз немного волнуются и нуждаются в поддержке. Чтобы и первые, и вторые чувствовали себя комфортно и были довольны результатом, в каждом салоне есть своя добрая фея – администратор. Этот незаменимый специалист радушно встретит гостей и предложит им чашку ароматного чая или кофе, поможет определиться со специалистом, позаботится о чистоте и уюте в салоне, решит проблему с оборудованием или расходными материалами и множество других самых разных вопросов. Познакомимся с ним поближе. 

Кто такой администратор салона красоты?

Администратор – это первый человек, которого встречает посетитель, входя в салон красоты. Его нередко называют визитной карточкой или лицом компании. Поэтому администратор должен быть приятным внешне и в общении, уметь расположить к себе и так рассказать о мастерах и услугах салона, что клиент захочет попробовать все, непременно вернется еще не раз и с удовольствием расскажет своим знакомым о том, как это было, или оставит положительный отзыв в соцсетях. 

В переводе с латинского administrator — это управитель, распорядитель, руководитель. Администратор управляет всеми внутренними процессами во вверенном ему заведении, координирует действия персонала. 

Это универсальный специалист, от профессиональной компетентности и личных качеств которого зависит очень многое: 

• настроение клиента;

• обстановка в самом салоне;

• атмосфера в коллективе;

• стабильность работы компании;

• отношения с партнерами – поставщиками, арендодателями, спонсорами, СМИ и т.д.;

• успешность салона и его позиции на рынке, среди конкурентов.

Функциональные обязанности

Администратор салона – ответственная, многофункциональная должность. По сути, это и хостес, которая встречает гостей, и наставник, дающий инструкции персоналу, и заведующий хозяйственной частью, и кассир, принимающий оплату, и психолог, который улавливает эмоции, предугадывает желания клиента, и менеджер, владеющий техниками продаж. Весь функционал администратора можно разделить на четыре блока:

1. Администрирование:

• обеспечение документооборота;

• работа с базой клиентов;

• ведение журнала записи клиентов;

• ведение журнала учета рабочего времени сотрудников;

• проведение инвентаризации;

• контроль наличия расходных материалов;

• контроль исправности и обеспечение стабильной работы оборудования;

• организация рабочего места;

• оформление торговых витрин;

• контроль порядка и чистоты в помещениях салона.

2. Общение с клиентами заведения:

• предварительная запись;

• напоминание о предстоящем визите и подтверждение записи;

• встреча клиентов (поприветствовать, помочь снять верхнюю одежду в холодное время года, предложить чай, кофе, другие напитки и т.д.);

• прием входящих звонков;

• консультирование по услугам, которые предоставляет салон;

• продажа сопутствующих товаров (например, косметических продуктов) и услуг;

• презентация товаров и услуг салона;

• работа с постоянными клиентами;

• оформление (анкетирование) новых клиентов;

• регистрация в программе лояльности и т.д.

3. Работа с персоналом:

• создание и поддержание комфортной психологической и рабочей атмосферы в салоне;

• нематериальная мотивация команды;

• участие в подборе и собеседовании кандидатов на замещение вакантных должностей в компании;

• организация обучения, стажировок сотрудников;

• инструктаж персонала;

• адаптация новичков;

• учет рабочего времени;

• контроль за работой мастеров салона;

• контроль за соблюдением правил внутреннего распорядка салона, санитарно-гигиенических норм (СанПиН);

• контроль за внешним видом мастеров, трудовой дисциплиной.

4. Финансовые вопросы:

• проведение кассовых операций (наличный и безналичный расчет, выдача чеков, сдачи);

• учет движения денежных средств;

• финансовые отчеты;

• аналитика. 

Перечень обязанностей может меняться в зависимости от салона, его владельца. Но в любом случае компетентность администратора, его умение решать конфликтные ситуации, работать с претензиями и положительными отзывами клиентов существенно влияют на имидж заведения, его репутацию. 

Плюсы и минусы работы администратора

Работа в индустрии красоты привлекает по многим причинам. Во-первых, люди хотят быть ухоженными, хорошо выглядеть всегда, поэтому услуги парикмахерских, студий маникюра и педикюра, массажных салонов и косметологических кабинетов востребованы. Во-вторых, приятно быть в курсе самых последних трендов, иметь возможность раньше других пробовать новые косметические продукты или инновационные процедуры. 

Однако, важно трезво оценивать все за и против. Поэтому предлагаем обратить внимание на положительные и отрицательные моменты. 

К плюсам работы администратора в салоне красоты можно отнести:

• ежедневное общение с разными людьми;

• полезные знакомства и интересные собеседники;

• возможность пользоваться услугами салона по более приятным ценам;

• возможность участвовать в ежегодных выставках, посвященных бьюти-индустрии, презентациях, мастер-классах;

• возможность развиваться и расти как по горизонтали, так и по вертикали. 

Стоит помнить и о минусах такой работы:

• продолжительный рабочий день (во многих заведениях – по 12 часов);

• не всегда можно рассчитывать на полноценный отпуск;

• постоянный контакт с химическими веществами (красителями, растворителями, косметическими средствами на эфирных маслах и т.д.) может спровоцировать развитие аллергических реакций;

• зарплата администратора, как правило, складывается из небольшого оклада, процентов от выручки и премий, а значит, может быть не такой стабильной, как хотелось бы. 

Требования к претенденту на должность администратора

Ежедневная работа с людьми (как с сотрудниками, так и с клиентами), координация их действий, управление бизнес-процессами – дело серьезное и ответственное. Поэтому и требования к человеку, претендующему на должность администратора салона красоты, достаточно высоки. Рассмотрим подробнее, какими знаниями, умениями, профессиональными и личными качествами должен обладать хороший администратор:

Личные качества: 

• доброжелательность;

• умение собраться в стрессовой ситуации;

• адекватное восприятие обратной связи (в том числе – критики и негатива);

• грамотная речь с правильными ударениями в словах и минимальным количеством слов-паразитов;

• вежливость; 

• пунктуальность;

• аккуратность;

• умение работать в режиме многозадачности;

• самодисциплина;

• организаторские способности;

• умение договариваться и убеждать;

• умение разрешать конфликтные ситуации.

Администратор – визитная карточка своего салона, поэтому и выглядеть он должен соответствующе: иметь приятную внешность, быть ухоженным, подтянутым, пользоваться деликатным парфюмом, который не вызывает негативных эмоций у окружающих.

Образование и опыт работы:

• Среднее специальное, профильное или среднее образование, которое будет дополнено курсами профессиональной переподготовки. Наличие диплома о высшем образовании будет существенным преимуществом, однако, как правило, главным требованием не является.

• Приветствуется опыт работы на аналогичных позициях от 1 года. 

Профессиональные навыки:

• Администратор должен иметь представление о бьюти-рынке и конкурентах, разбираться в специфике работы каждого сотрудника салона – будь то мастер маникюра или педикюра, специалист по депиляции, косметолог или парикмахер, знать весь спектр услуг, предоставляемых заведением, и правила этикета.

• Ему необходимо свободно владеть ПК, смартфоном, планшетом, уметь работать с базами данных и большим объемом информации, иметь навыки продаж и ведения телефонных переговоров. В некоторых случаях может потребоваться опыт работы со специальными программами, например, «1С: Бухгалтерия», «1С: Салон красоты» или Y-clients, знания SMM-маркетинга. 

• Обязательным требованием является оформление медицинской книжки. Поэтому стоит иметь в виду, что противопоказаниями для работы администратором в салоне красоты могут стать заболевания нервной системы и опорно-двигательного аппарата, сердечно-сосудистые патологии и психические расстройства, кожные заболевания и различные формы аллергий (особенно, если негативную реакцию вызывают косметические средства). 

Как стать администратором салона красоты?

Чтобы освоить тонкости администрирования в салоне красоты, необязательно оканчивать профильный вуз или среднее специальное учебное заведение. Однако, базовые знания и понимание того, как все устроено и как работают предприятия бьюти-индустрии, могут быть весомым конкурентным преимуществом. В нашей Академии есть курс «Администратор салона красоты», который предлагает дистанционно, в комфортном режиме познакомиться с особенностями профессии, освоить основы психологии и менеджмента, маркетинга и административно-хозяйственной деятельности в сфере услуг, узнать, как правильно вести управленческую документацию.