Тайм-менеджмент – искусство управления временем

Продолжительность суток для всех одинаковая. Но почему-то одни за день успевают переделать все служебные дела, встретиться с друзьями или сходить в театр, приготовить ужин, перемыть всю посуду и как следует выспаться. Другие же вроде и работают, не покладая рук, а с места практически не двигаются, света белого не видят и спать ложатся далеко за полночь. Все дело в правильной организации времени – и личного, и рабочего. Чтобы все успевать – и жить полной жизнью, и работать, достаточно разобраться в основных принципах и освоить простые, но эффективные методы, техники и приемы тайм-менеджмента.

Что такое тайм-менеджмент и какой он бывает

Вдумчивое планирование, четкое распределение времени на решение конкретных задач и постоянный контроль их выполнения в соответствии с предусмотренным графиком – все это составляющие такого понятия, как тайм-менеджмент. Это слово пришло в русский язык из английского и дословно переводится как «управление временем».

Тайм-менеджмент – это система, позволяющая рационально и максимально продуктивно использовать самый ценный ресурс, который нельзя потрогать, но можно абсолютно бездумно и незаметно для себя тратить день за днем. Чтобы управлять своим временем, не нужно быть гением. Достаточно освоить несложные методы, техники, приемы, научиться пользоваться инструментами, которые вполне доступны для каждого.

Тайм-менеджмент может быть трех видов – личный, профессиональный и социальный.

• Личный (персональный, индивидуальный) тайм-менеджмент – это совокупность тех методов, техник и приемов, которые человек использует по собственной инициативе, для организации своего времени и достижения собственных целей. В таком персональном расписании могут быть предусмотрены определенные часы на самообразование, саморазвитие, самосовершенствование, на занятия спортом, прогулки, хобби и т. д.

• Профессиональный тайм-менеджмент имеет отношение к рабочему времени и подразумевает грамотное планирование рабочего дня, которое обеспечит максимальную продуктивность при сохранении качества и пауз для отдыха и решения личных вопросов.

• Социальный (организационный, корпоративный) тайм-менеджмент позволяет организовать четкую, слаженную работу команды – всего коллектива или группы людей. Как правило, такой вид тайм-менеджмента применяется по инициативе руководства и во благо компании и предусматривает оптимальное распределение обязанностей между сотрудниками, помогает избежать и вынужденных простоев, и перегрузок.

Кстати, если человек умеет планировать свое рабочее время, грамотно расставляет приоритеты, понимает, сколько минут или часов потребуется на выполнение конкретной задачи, соблюдает дедлайны и не имеет привычки опаздывать, у него есть все шансы завоевать расположение руководителя. Боссы предпочитают иметь дело с пунктуальными людьми, которые дружат с тайм-менеджментом.

Какие задачи решает тайм-менеджмент

Неумение планировать рабочее и личное время, грамотно распределять ресурсы приводит к тому, что человек ничего не успевает. Попытки ускориться не дают желаемого результата. Все это вызывает раздражение не только у него самого, но и у его окружающих – сотрудников, начальников, домашних. А значит, стрессы, конфликты, взаимные претензии неизбежны.

Тайм-менеджмент поможет расставить все по местам и оптимально выстроить все процессы – и дома, и в офисе. Этот универсальный инструмент решает множество задач:

• Рационально распределять ресурсы (время и силы) и больше успевать. Если все дела день за днем «сваливать в кучу», постоянно откладывая что-то на потом – когда момент будет более благоприятный, можно в этой куче накрепко увязнуть и быть не в состоянии сделать хотя бы шаг вперед. Методы тайм-менеджмента помогут отделить главное от второстепенного, освободить голову от лишних мыслей, разгрести завалы и вздохнуть свободнее. Не дела будут управлять человеком, а человек будет контролировать их своевременное выполнение.

• Получать максимальный результат. Тайм-менеджмент – это готовые, протестированные на практике и подтвердившие свою эффективность техники, которые помогут оптимально выстроить процессы, повысить производительность и качество работы, обеспечить максимально возможные результаты.

• Убрать лишние источники стресса. Когда есть четкий план действий, в котором найдено время для решения всех важных вопросов, и все намеченное идет своим чередом, не возникает лишних поводов для беспокойства, напряжения. Находиться в эмоциональном равновесии гораздо полезнее для здоровья.

• Найти время для себя. Неумение организовать себя и свой день приводит к тому, что человек постоянно страдает из-за дефицита времени. Он отвлекается, переключается с одного дела на другое, не доводит ни одно до конца. На себя и своих близких, на свои увлечения, на свое развитие не остается ни минуты. Овладев искусством тайм-менеджмента, человек научится противостоять так называемым «поглотителям времени», с легкостью будет отказываться от незначительных, мелких дел в пользу того, что действительно ценно и важно, найдет время для себя самого.

• Управлять собой. Человек находится во власти своих эмоций. У него может легко меняться настроение с минуса на плюс и обратно, случаются приступы прокрастинации или лени, которые не дают двигаться дальше. Он совершает необдуманные, импульсивные поступки, о чем потом может пожалеть. Тайм-менеджмент поможет укрепить самодисциплину, взять под контроль импульсивность и повысить мотивацию. А это существенно облегчит достижение любой цели.

• Претворять мечты в жизнь. Чтобы мечта сбылась, нужно ее четко сформулировать, распланировать, выбрать оптимальный путь реализации. Для этого иногда достаточно научиться ставить перед собой конкретные понятные цели. Такой навык непременно появится, если подружиться с тайм-менеджментом.

Овладев искусством управления времени, человек перестает пассивно плыть по течению и подчиняться обстоятельствам. Он берет штурвал в свои руки и сам прокладывает путь к своей цели. 

Ключевые принципы тайм-менеджмента

• Четко формулировать цели. Если не к чему стремиться, зачем куда-то двигаться? Как только появляется конкретная цель, находятся средства для ее достижения, просыпается азарт, человек начинает действовать. Цели могут быть разные – на час, на день, на год или более глобальные. Каждое достижение усиливает мотивацию.

• Расставлять приоритеты. Нужно понять, что действительно важно сделать, не откладывая в долгий ящик, а что может подождать. Что-то можно перепоручить – делегировать другому человеку, а от чего-то вовсе отказаться. Выполнение важных дел требует концентрации, тонизирует, что помогает быстрее достичь цели.

• Планировать. Если составить четкий план, не придется после каждого шага останавливаться и задумываться, что делать дальше. Время будет тратиться максимально рационально, его потери сведутся к минимуму.

• Проявлять гибкость. Не все зависит от наших желаний, возможностей, способностей. Когда обстоятельства меняются, стоит скорректировать и планы.

• Проводить самоанализ. Периодически стоит останавливаться и анализировать – свое самочувствие, свои успехи, ход работы, динамику изменений. Это поможет выявить слабые места и усовершенствовать свою систему управления временем.

• Все планы, задачи, изменения фиксировать на внешнем ресурсе – на листочке бумаги, на доске, в ежедневнике или таск-менеджере. Не нужно забивать голову лишней информацией. Во-первых, объем нашей оперативной памяти ограничен. Попытки держать всю важную информацию в голове могут негативно сказаться на продуктивности и повысить уровень тревоги и беспокойства. Во-вторых, если предстоящие дела не фиксировать, они могут показаться не такими уж важными для выполнения. Ну и наконец, если не записать, можно просто забыть.

• Обязательно выделять время на отдых. Ресурсы человека – физические, психические, эмоциональные – не безграничны. Чтобы сохранять работоспособность, необходимо регулярно полноценно отдыхать.

• Избегать монотонности в работе. Выполнять однотипные задачи может быть утомительно. Лучший отдых – смена деятельности. Чтобы избежать переутомления и сохранить рабочий темп, стоит чередовать задачи разные по сложности, по времени, которое на них затрачивается и т. д.

• Декомпозировать. Выполнить объемную работу наскоком бывает тяжело, а иногда – просто нереально. Поэтому стоит раздробить большую задачу на кусочки поменьше – подзадачи – и постепенно продвигаться к цели. Завершение каждого следующего этапа придает уверенности, мотивирует на продолжение.

• Не отвлекаться. Независимо от того, где работает человек – в офисе или дома в уютном кресле, его постоянно что-то отвлекает от дел. Рекламные смски, звонки друга, мониторинг состояния почтового ящика, контроль за тем, что происходит в соцсетях, – можно продолжать до бесконечности. Во время работы все «источники опасности» стоит отключить или перевести в беззвучный режим. Только так можно максимально сосредоточиться на выполнении задач.

Важным условием управления временем является самодисциплина. Если человек не в состоянии отложить сиюминутные желания и потребности на более подходящее время, об эффективности остается лишь мечтать. 

Какие методы помогают эффективно управлять временем

Методов, техник, приемов эффективной организации личного или рабочего времени придумано немало. Рассмотрим наиболее популярные варианты.

Матрица Эйзенхауэра

Помогает расставить приоритеты. Метод прост: нужно нарисовать табличку из четырех ячеек и распределить по ним задачи по степени важности и срочности. В первой ячейке будут важные и срочные задачи, требующие времени и личного участия. Во вторую ячейку отправятся важные, но несрочные задачи, которые можно решать в комфортном режиме – без спешки и без особых усилий. Третья ячейка – срочные, но неважные. Этот тип задач ресурсозатратный, но польза от них невелика. Поэтому их лучше делегировать. Четвертная ячейка – неважные и несрочные задачи, от которых можно вообще отказаться – просто вычеркнуть их из списка. Рейтинг дел готов. Теперь можно распределить их по дням и приступать к последовательному выполнению.

Метод «1-3-5»

Его суть состоит в том, что каждый день нужно выполнять дела разного масштаба: одно большое (например, подготовить квартальный отчет), три средних по объему (например, сходить в магазин за продуктами или дойти до поликлиники и сдать анализы) и пять мелких (например, загрузить стиральную машинку или сварить плов на ужин). Нагрузка равномерно распределена и нет завалов из мелких дел.

Метод «Канбан»

Такая система организации работы позволяет отлеживать задачи, которые уже завершены, находятся в работе или ждут своей очереди. Визуализировать этапы поможет доска и цветные стикеры. На доске обозначить три колонки – «Сделать», «В работе», «Готово» (количество и названия могут быть любыми). На стикерах написать задачи и перемещать их по доске – в зависимости от степени готовности. 

Метод трех дел

Параллельно решать несколько разных задач не всем по плечу. Да и не всегда многозадачность приносит пользу. Поэтому выбираем из перечня дел три наиболее важных и фокусируемся на них. Это поможет не распыляться на мелочи, сосредоточиться.

Метод Fresh or Fried

Название этого метода переводится с английского как «Свежий или жареный». Оба этих эпитета относятся к нашему мозгу, который с утра бодр и свеж, готов решать сложные задачи, в течение дня он усиленно работает, поэтому к вечеру уже едва ли способен на подвиги. Эту особенность необходимо учитывать при распределении задач: то, что требует концентрации, внимания, больших усилий, планировать на первую половину дня, дела помельче и полегче можно перенести послеобеденное время или на вечер. Так можно повысить продуктивность и избежать переутомления.

Метод «Сначала съешьте лягушку»

Симпатичные квакушки тут вообще ни при чем. Речь идет о делах – простых и сложных, приятных и не очень. Бывают задачи, к которым никак душа не лежит – даже приступать не хочется. Их приходится всячески избегать, откладывать на потом, психовать по этому поводу. Вот именно с них и нужно начинать рабочий день! Победа над задачей (а главным образом над собой) воодушевит на новые подвиги и обеспечит мощный заряд энергии и сил.

Правило десяти минут

Когда очередная задача вызывает отторжение – вы не можете приступить к ее решению, всячески избегаете, пообещайте себе посвятить ей только десять минут своего времени. И принимайтесь за дело! Главное – начать, возможно, за эти минуты вы втянетесь, и все пойдет как по маслу.

Метод помидора

Эту технику придумал итальянский программист Франческо Чирилло, а идею ему подкинул… обычный кухонный таймер в виде помидорки. В чем суть? Ставим таймер на 25 минут и концентрируемся на выполнении какого-то дела («съедаем» одну помидорку). По сигналу останавливаемся и отдыхаем 5 минут – смотрим в окно, листаем ленту в соцсетях, проверяем почту. Затем засекаем 100 минут и приступаем к следующей задаче («едим» еще 4 помидорки). После этого продолжительного забега потребуется перерыв побольше – минут 30. Такая комбинация периодов интенсивной работы и пауз для отдыха помогает сосредоточиться на важном, не отвлекаться и меньше уставать.

Метод «90 на 30»

Этот метод тоже основан на чередовании временных отрезков максимальной сосредоточенности на решении сложных задач и периодах отдыха и решения задач попроще, не требующих особых усилий. Если полтора часа напряженно работать без перерыва тяжеловато, можно изменить пропорции на «52 на 17», где 52 минуты – рабочий цикл, 17 минут – пауза для отдыха. 

Метод временных блоков (или Timeboxing)

Суть этого метода заключается в том, что на выполнение определенных задач или действий выделяется фиксированный отрезок времени – тайм-бокс. У него могут быть мягкие временные рамки (которые можно сдвигать на 10-20 минут) или жесткие рамки (время истекло – переходим к следующей задаче). Важно не забывать и о перерывах. Оптимальным считается такое соотношение: 45 минут интенсивной работы – 15 минут отдыха (или 90 минут работы и 20-минутный перерыв).

Вовсе необязательно применять все и сразу. Достаточно остановиться на двух-трех методах и попытаться внедрить их в свою жизнь. 

Инструменты для управления временем

Чтобы расставлять приоритеты, систематизировать, планировать и реализовывать намеченное было нескучно, можно подключать различные инструменты:

• Карандаш и лист бумаги. Простой, доступный, а главное – универсальный инструмент. Только изо дня в день записывать повторяющиеся задачи быстро надоедает. Да и автоматизировать процесс не получится.

• Органайзеры в бумажном формате – еженедельники, планинги, ежедневники. В таких блокнотах уже есть удобная разметка, которая упрощает постановку целей, планирование, помогает систематизировать управление временем и контролировать процесс, правда, им все чаще предпочитают электронные варианты.

• Органайзеры в электронном формате – таск-менеджеры, электронные ежедневники. Это онлайн-сервисы, программы или приложения, которые разработаны для планирования, расстановки приоритетов, целеполагания. Как правило, в них есть различные фильтры, упрощающие сортировку задач, уведомления о приближающихся событиях или сроках сдачи.

• Ментальные или интеллектуальные карты (mind maps). Этот инструмент помогает обрабатывать и структурировать информацию, визуализировать декомпозицию целей и задач. Ментальные карты используют при проведении презентаций или мозговых штурмов, при планировании или принятии решений, при самоанализе или разработке сложных проектов и т. д.

• Чек-листы. Это своего рода шпаргалки, которые могут быть полезны при поэтапном выполнении сложных задач, при проверке выполненных задач. Вычеркивать завершенные дела из длинного списка или ставить галочки напротив соответствующего пункта всегда приятно.

• И все же эффективность планирования и использования времени зависит вовсе не от модных онлайн-планировщиков, супертаймеров или красивых канбан-досок. Первостепенное значение имеют самодисциплина, личные качества человека, а также правильный выбор техник и методов тайм-менеджмента.

Если вы хотите освоить теоретико-методологические основы и принципы управления временем, научиться делегировать, разобраться в инструментах и повысить свою продуктивность, приглашаем на наш дистанционный курс «Soft skills. Тайм-менеджмент как инструмент управления временем».